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こんにちは、ポーターズ セールス＆マーケティングDiv. 総合企画グループの近藤です！
前回は、求職者や求人案件の入力がきちんと行われていれば、必要なときに即座に求人案件の打診や求職者の推薦ができるようになるメリットをお話しました。
実際に、先週にお伺いしたお客様でも、
「入力は慣れるまで大変だが、レジュメをもらったらすぐ求職者の方の情報を入れておけば、面談後にすぐマッチングや打診ができる。このスピードのメリットは大きい」
というお言葉を頂きました！
システムは、もちろんデータを安全に管理しているだけでも意味がありますが、それ以上に業務の効率化と売り上げの拡大につながってこそ意味があるもの。
システムの成果が出るポイントを抑え、ぜひ有効活用して頂きたいものです。
＊ ＊ ＊
さて、プロ・エージェントの次のステップは、進捗管理。
マッチングにより誰をどの会社に紹介するのか決め、JOBの打診や推薦が行われると、それ以降は求職者とJOBの組み合わせに対して進捗が管理されます。
JOB打診、書類推薦、面接、内定、入社といった紹介業務の流れに沿ってそれぞれがどの段階で、いつ到達したかを管理していきます。
これが、プロエージェントの「ステータス管理」と呼ばれる機能です。
ステータスは一回の推薦、打診、面接、それぞれによって日付やメモを残すことになるため、それなりの頻度で入力が必要です。
しかし、その手間を補って余りある効用があります。
大きく分けて３点。
自分のメリット、チームのメリット、そして組織に対するメリットです。
�ー�分のメリット：「対応漏れの防止」
ステータスで、各紹介案件がどのステップに進んだかを入力しておくことで、逆に一つのステップでとどまっている紹介案件をリストアップできます。
たとえば、JOB打診を行ったまま応募承諾にも応募辞退にもなっていない人をリストアップし、応募意思の確認を行う。
面接を行ったまま、面接NGにもなっていない、次の面接にも進んでいない案件をリストアップし、採用担当者に結果を確認する。
自分の頭で出来るつもりでも、ついうっかりで生じてしまう対応漏れの防止には、仕組みでのフォローが必須です。
�▲繊璽爐離瓮螢奪函А峅甬遒両匆靈�歴の共有」
プロ・エージェントでは、キャンディデイト詳細、JOB詳細それぞれに過去・現在に紹介が進められた
JOB、またはキャンディデイトとその最新ステータスの一覧が表示されます。
それにより、他のコンサルタントがキャンディデイトやJOBの情報を詳細画面で参照すると、自然とどのような紹介が進められてその結果がどうだったのか、または現在進められている他の案件がないのか等が確認できます。
�Ａ反イ離瓮螢奪函А崘笋蠑紊欧砲弔覆�るプロセス管理」
各コンサルタントが入力したステータスは、期間ごとに区切って集計し、そのボリュームをマネージャが把握することができます。
その集計には、マネジメント情報の「ステータス・対応履歴集計」機能を利用します。
区分で「最新の状況」を選択すると、現在それぞれのステップで動いている／止まっている紹介案件がどれくらいあるか、把握することが出来ます。
「全ての状況」を選択すると、元々エントリーやJOB打診があったのがどのくらいで、そのうちどれ位の割合で書類推薦、面接、内定とそれぞれのステップに進めたのかが把握できます。
人材ビジネスは、商品開発や技術開発で努力して製品を改良できる製造業と異なり、自分たちの提供するサービスを100%コントロールすることができない難しさがあります。
そのため、紹介業で売り上げを上げるには、ある程度確率に左右されることを前提に求職者・求人開拓→マッチング→選考→内定に至るプロセスにおいて、
・ボリュームを増やす
・スピードを上げる
・各ステップの確率を上げる
のいずれかの方法で一定期間内の成約数を向上するしかなく、その全ての基本となるのがプロセス管理の導入です。
＊ ＊ ＊
さてさて、今回はステータスを入力する目的についてお話しましたが、特に３点目のプロセス管理についてはここで語り尽くせるようなトピックではありません。
ポーターズの開催する人材紹介カレッジ「売上を拡大する為の５つのコツver.3 」や「マネジメント向けセミナー」に詳しい内容が語られますので、ご興味のある方はぜひ奮ってご参加ください！
こんにちは、ポーターズ セールス＆マーケティングDiv. 総合企画グループの近藤です！
前回は、紹介業務の基本であるキャンディデイト／求人企業／JOBの入力を楽にするための便利機能をいくつかご紹介しました。
キャンディデイト／求人企業／JOB情報の入力、一元化、共有は紹介業の業務管理の第一歩です。
これらの情報が管理されていれば、お互いの担当しているキャンディデイトや求人案件を検索し、自分の担当するキャンディデイトや求人案件に対してマッチングの機会を広げることができます。
さて、マッチングした後のアクションは当然、キャンディデイトに求人案件を打診し、応募承諾がとれれば企業へキャンディデイトの推薦を行います。
自分のメーラーからこのやり取りを行っている方もまだいらっしゃるかと思いますが、プロ・エージェントのJOBメール、メール推薦／WEB推薦の機能には下のようなメリットがあります。是非ご活用下さい。
��JOB／人材のデータからメールの内容を自動生成できる
→通常15〜20分かかるメール作成の手間が一気に楽になります。
�▲瓠璽襪離謄鵐廛譟璽箸鮗�由に作成・登録できるため、新人でも間違いのないメールが作成できる
→テンプレートさえきちんとチェックしておけば、言葉遣いの間違いやコピペにより他のキャンディデイトの氏名が送られてしまうなどのミスを防げます。
��自動的にステータスが記録される
→以降、必ずステータス一覧で対応をチェックできるため、漏れのない進捗管理につながります
また、JOBメールに関しては
・複数のJOBをまとめてJOBメールに送付できる
という便利機能があり、推薦に関しては、
・添付ファイルを自動的に圧縮してパスワードをかけることができる（メール推薦）
・個人情報を外部に出さず、暗号化＋認証で守られたWEBで採用担当者に見てもらえる（WEB推薦）
・実際に採用担当者が推薦を何回参照したか知ることができる（WEB推薦）
といったセキュリティの安心さがあります。
普段のオペレーションを変えるのは大変に思うかもしれませんが、これらの機能は一回使い出すとやみ付きになります。
これを機会に、是非ご活用下さい！！
こんにちは、ポーターズ セールス＆マーケティングDiv. 総合企画グループの近藤です！
初めて、メルマガに寄稿します。
4年前に大手のITコンサルティング企業からポーターズに参画し、
プロ・エージェント Ver.2の開発、ポートプレイスβ版の開発、人事・採用、経営企画の仕事をして参りました。
よろしくお願い致します！
さてさて、私は３ヶ月ほど前に営業チームに移り、改めてプロ・エージェントをご利用頂いているお客様を集中的に訪問しています。
行く先々で、システムの利用状況や課題をたくさん伺っています。
システムの定着度はお客様によって様々なのですが、共通して言えることは
「まずはシステムに入力しないと始まらない！」
しかし、この「入力」が一番面倒なのも事実。
プロ・エージェントには、入力を楽にするための便利機能がいくつか用意されています。
ご存知のお客様にはいまさらですが、意外とご存知ないお客様もいらっしゃるので、ここでご紹介します。
��JOBコピー機能
同じ求人企業から頂く求人案件は、勤務地や募集条件など共通の内容も多く、
何度も同じ内容を入力するのはイライラします。
こんなときは、JOB一覧・JOB詳細画面にある「コピー」ボタンをクリック！
元のJOBの内容がそのままコピーされた、新しいJOBが瞬時に作成されます。
既にCloseになった案件からも、もちろんコピー可能。
変更箇所だけを修正し、保存してマッチングにご活用ください！
��検索条件保存機能（CAN、JOB、求人企業、マッチング）
キャンディデイト、JOB、求人企業、全ての項目に対してきめ細かい検索ができるのは
プロ・エージェントの特徴ですが、一方で項目が多すぎて入力する検索項目を探すのが大変という声も聞かれます。
よく使う検索条件については、検索条件保存機能で名前をつけてまとめて保存しておくことができます。
キャンディデイト、JOB、求人企業の各検索画面において検索条件を入力してから、
一番したの「オリジナル検索条件登録」で検索条件に名前をつけて「追加」をクリック。
すると、検索画面の左側に登録されたオリジナル検索条件が表示され、
以降は検索条件の名前をクリックするだけで同じ検索条件を反映することができます。
��CANインポート
各種求人媒体からダウンロードしたキャンディデートのファイルを仮エントリに取り込む機能です。
全てのキャンディデイトの項目をインポートできる「Pro-Agent形式」もあり、
この形式にあわせたキャンディデイトデータのCSVファイルを作成すると、
200〜300件ずつまとめてのキャンディデイトデータの取り込みが可能です。
求人媒体でスカウトした人材データの入力を行う場合、お勧めです。
�こ據好如璽深茲蟾�み
CSVデータのインポート機能は、求人企業、採用担当者、JOB、対応履歴にも用意されています。
キャンディデイトに関しても、仮エントリではなく、本当のCANデータとして取り込みできます。
こちらも200〜300件ずつまとめてデータの取り込みが可能です。
EXCELや他のシステムにあるデータを取り込むのに適しています。
注）CANインポート、楽々データ取り込みはStandard Editionでは有料オプションになります。
まだまだ、プロ・エージェントには知れば便利な機能があります。
ふと気がついたときは、気軽にサポート(v2support@porters.jp)や担当営業にお問い合わせ下さい！
ポーターズ／近藤
批判と提案…
ビジネスの場での意見では、そもそもこの違いに出くわすシーンが多い。
そもそも、何かを良くするためには、
?何が問題かを見つける＝問題発見
?その問題を解決する＝問題解決
の２ステップが不可欠です。
批判とは、往々にして問題解決にいく着く前の、問題発見だけの意見。
それに対して、提案は問題解決がセットになった意見と言えるでしょう。
提案（問題解決）のためには批判（問題発見）は必要なステップです。
しかし、ここで人間心理の難しさが絡んでくる。
提案の伴わない批判は、人にきわめて攻撃的な印象を与えるため、論理では問題解決へのステップを踏んでいても、感情では何も言わないよりむしろ悪い結果を招くことが多いのです。
そう言った人に出会ったとき、とれる対応は２つあります。
ひとつは、批判しないように抑制すること。
もうひとつは、批判を提案まで高めるように促進すること。
そのどちらかを選ぶかで、組織の雰囲気は大きく変わってきます。
批判を抑制するではなく、かつ批判のまま留めて看過するでもなく、常に提案に導けるような上司になりたいものです。
人を「動かす」のは難しい。
そもそも、多かれ少なかれ、誰もが自分の行動には意思を持っています。
それに対して、周りから別の意思を持って人を動かそうとするのは、その人の意思を変えさせる行為になります。
さらに言えば、もともと大して意識してとった行動でなくても、それを「動かそう」という他人の意思を感じた瞬間、硬直し、抵抗する人は多いです。
人を「動かす」と思ったとき、どうしてもすごく巨大な石をテコで動かそうとしてうなっているような感覚に陥ってしまいます。
こんなとき、思い出されるのが「北風と太陽」。
力を持って、旅人の上着を吹き飛ばそうして、旅人の抵抗にあって屈した北風。
環境を変え、旅人が自らの意思で上着を脱ぐように動機付けした太陽。
どちらが上手か、言うまでもなし。
…こんな素朴な童話が、仕事における「動機付け」を考えるとき、よく思い出されます。
そして、自分は「北風」か「太陽」か、はたまた実は「旅人」なのか。
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